Je fakt, že málokto sa rád prehrabáva vo svojich papieroch, alebo si v nich vytvára systém. Väčšinou to niekam založí a o 10 minút na to zabudne. Bežne sa ľuďom v domácnosti kade-tade váľajú rôzne záručné listy, zmluvy, bločky, lekárske správy a podobne. Zrazu príde na riešenie formálnych záležitostí, kde potrebujú napríklad rodný list a majú problém ho nájsť.
Už ste to zrejme zažili, a ten stres, ktorý vás v danom momente obleje, je skutočne neznesiteľný. V prípade straty vysvedčenia o maturitnej skúške vám škola môže vydať duplikát len jedenkrát. Je lepšie sa týmto problémom vyhnúť už na začiatku a mať v osobných veciach poriadok.
Vytrieďte dokumenty podľa typu
Všetko závisí od toho, koľko papierov potrebujete usporiadať. Spravte si kôpky - faktúry, záručné listy, bločky, výpisy z účtov, pracovné zmluvy a dodatky, potvrdenia, osvedčenia a ostatné. Základné pravidlo je, aby ste ich usporiadali chronologicky. Skontrolujte dátumy vystavenia a dokumenty podľa nich zoraďte. Novšie dajte na začiatok, predsalen je väčšia pravdepodobnosť, že budete musieť flexibilne riešiť záležitosť spred mesiaca než spred dvoch rokov.
Tie, ktoré nemajú uvedený dátum, môžete zoradiť podľa dôležitosti. Reč je napríklad o podkladoch k firemným projektom, vlastným rozpracovaným úlohám, na ktorých ste pracovali alebo pracujete.
Vytvorte priestor na uloženie
Ideálnou voľbou je obal na dokumenty z hladkej lepenky a so skvelým konštrukčným riešením, vďaka ktorému budete mať k papierom jednoduchý prístup. Tieto obaly využívajú projektanti, obchodníci, grafici, vzdelávacie inštitúcie i študenti. Konštrukcia obalu ochráni dôležité tlačivá pred poškodením a výhodou je, že ju môžete viditeľne označiť buď zvýrazňovačom alebo farebným štítkom.
Okrem uzatvárateľného obalu je obľúbený aj otvorený box na dokumenty. Ponúka možnosť prehľadného popisu a je dostupný vo viacerých farebných prevedeniach.
Investujte do police na spisy
Pokiaľ máte toho menej, bude vám stačiť aj klasický regál, ktorý môžete umiestniť blízko pracovného stola, aby ste mali vždy všetko potrebné poruke. Jednotlivé obaly a boxy zoraďte podľa dôležitosti, chronológie, alebo si vytvorte vlastný prehľadný systém. Ak ste ale momentálne zahltení obrovským množstvom papierov a viete, že naďalej budú pribúdať, odporúčame policu na spisy. Na trhu sú rôzne druhy - otvorené, zatvorené, uzamykateľné, malé, veľké…akékoľvek potrebujete.
Tip: Ak nemáte veľa miesta na nové police, niektoré dokumenty môžete digitalizovať a uložiť do počítača. Do budúcna sa takto ušetríte od práce so skenovaním, keď budete potrebovať niečo poslať emailom.