Archivácia dokumentov je povinnosťou každej firmy aj inštitúcie, no čoraz častejšie sa týka aj domácností, ktoré si chcú uchovať zmluvy, faktúry či osobné spisy v bezpečí. Kľúčovým prvkom úspešnej archivácie je správne zvolený obal – a práve kartónové archivačné krabice predstavujú najčastejšie a najpraktickejšie riešenie. Sú ekologické, pevné, dostupné v rôznych veľkostiach a pritom cenovo výhodné. V článku sa pozrieme na to, aké typy a rozmery existujú, koľko stoja a ktoré modely sa hodia najviac pre vaše potreby.
Krabica na závesné dosky s vekom
Prečo sú kartónové krabice ideálne na archiváciu dokumentov?
Kartónové krabice sa stali štandardom pri archivácii vďaka svojej pevnosti, ľahkej manipulácii a ekologickému charakteru. Vyrobené sú z recyklovaného alebo certifikovaného papiera, čo znamená, že pri správnej likvidácii nezaťažujú životné prostredie.
Ich veľkou výhodou je aj priedušnosť materiálu – na rozdiel od plastových boxov znižujú riziko kondenzácie vlhkosti, ktorá by mohla poškodiť papierové dokumenty. Navyše sa dajú ľahko označovať a stohovať, takže v archíve či kancelárii vytvoria prehľadný systém.
Podľa Medzinárodnej rady archívov (ICA) je správne zvolený archivačný obal jedným z najdôležitejších faktorov, ktorý ovplyvňuje životnosť dokumentov. Kartónové krabice s dostatočnou hrúbkou stien dokážu dokumenty chrániť pred prachom, svetlom aj mechanickým poškodením celé desaťročia.
Aké typy archivačných krabíc existujú?
Pri výbere archivačných krabíc zohráva úlohu nielen veľkosť, ale aj samotná konštrukcia. Každý typ má svoje špecifiká a hodí sa na iný účel.
Klasické archívne krabice
Najbežnejšie riešenie pre firmy aj domácnosti. Majú jednoduchý tvar, často s bočnými úchytmi a štítkom na popis. Sú vhodné na krátkodobú aj dlhodobú archiváciu bežných dokumentov formátu A4.
Archívne škatule s vekom
Tieto modely chránia dokumenty nielen z bokov, ale aj zhora. Veko bráni prenikaniu prachu a svetla, čo je dôležité pri dlhodobom skladovaní. Praktické sú aj pri stohovaní, keďže krabice zostávajú pevne uzavreté.
Krabica na závesné dosky s vekom
Ideálne riešenie pre kancelárie, ktoré pracujú so spismi v závesných doskách. Dokumenty ostávajú usporiadané a ľahko dostupné, pričom sú stále chránené pred poškodením.
Archívny kontajner
Používa sa na uloženie väčšieho množstva šanónov či spisov. Vďaka veľkému objemu uľahčuje presun celých blokov dokumentov. Je vhodný pre firmy alebo úrady, ktoré musia uchovávať rozsiahle archívy.
Špeciálne archívne boxy
Sem patria pevné kartónové škatule z hrubostenného kartónu, ktoré sú určené na dlhodobú archiváciu citlivých dokumentov. V kombinácii s certifikovaným archivačným papierom spĺňajú aj prísne archívne normy.
Podľa skúseností Slovenského národného archívu sú práve pevné kartónové boxy s vekom a kvalitným materiálom najlepšou ochranou pre spisy, ktoré musia byť uchovávané viac než 10 rokov.
Aké veľkosti kartónových archivačných krabíc sú dostupné?
Rozmery archivačných krabíc sa prispôsobujú najčastejšie používaným formátom dokumentov, aby bola manipulácia jednoduchá a skladovanie efektívne.
Najpoužívanejšie veľkosti sú:
-
A4 krabice – štandard pre kancelárie, určené na zmluvy, faktúry či účtovné doklady. Bežne sa vyrábajú v šírkach 80 mm, 100 mm alebo 150 mm podľa počtu uložených dokumentov.
-
A3 krabice – vhodné na plány, grafy a technické výkresy, ktoré sa nedajú zložiť do menšieho formátu.
-
A5 krabice – využívajú sa skôr v špecializovaných archívoch, napríklad pre kartotéky alebo menšie spisy.
Okrem formátu je dôležitý aj objem a nosnosť krabice. Bežná archivačná krabica pojme približne 500 až 800 listov papiera (v závislosti od šírky chrbta). Pre väčší archív je praktické kombinovať viacero veľkostí – menšie na pravidelne používané spisy a väčšie boxy na dlhodobé uloženie.
Niektorí výrobcovia, ako napríklad EMBA, ponúkajú aj krabice na mieru, ktoré sú navrhnuté podľa konkrétnych potrieb zákazníkov. To je ideálne riešenie pre inštitúcie či úrady s objemnými archívmi.
Podľa odporúčaní Národného archívu ČR je dôležité voliť veľkosť krabice tak, aby dokumenty v nej neboli príliš natlačené – nadmerný tlak spôsobuje lámanie papiera a zvyšuje riziko jeho poškodenia.
Koľko stoja archivačné krabice a od čoho závisí cena?
Cena archivačných krabíc sa líši podľa typu, veľkosti a použitého materiálu. Bežné kartónové krabice na A4 dokumenty sú cenovo najdostupnejšie – často ich nájdete už od 1 – 2 € za kus pri nákupe väčšieho balenia.
Archívne škatule s vekom alebo pevnejšie boxy určené na dlhodobé skladovanie môžu stáť medzi 3 – 6 € za kus, v závislosti od hrúbky kartónu a konštrukcie.
Špeciálne archívne boxy vyrobené podľa archívnych noriem alebo certifikované ekologické krabice (napr. FSC) sa cenovo pohybujú vyššie, zvyčajne od 7 € a viac.
Cenu ovplyvňuje aj:
-
hrúbka kartónu (pevnejšie steny sú drahšie, no vydržia dlhšie),
-
konštrukcia (s vekom, s úchytmi, s možnosťou stohovania),
-
objednané množstvo – pri veľkoobchodnom nákupe cena za kus výrazne klesá.
Podľa skúseností e-shopov s kancelárskymi potrebami patrí medzi najvýhodnejšie riešenia nákup archivačných krabíc v baleniach po 10 – 20 kusoch, kde cena môže byť až o tretinu nižšia oproti nákupu jednotlivo.
Aké sú výhody archivačných krabíc EMBA?
Spoločnosť EMBA patrí medzi tradičných výrobcov archivačných a obalových riešení v strednej Európe. Ich archivačné krabice sa vyznačujú vysokou kvalitou spracovania, dlhou životnosťou a zároveň ekologickým prístupom – vyrábajú sa z recyklovaného papiera a majú certifikát FSC, ktorý garantuje zodpovedné hospodárenie s lesnými zdrojmi.
Medzi hlavné výhody patria:
-
pevnosť a stabilita – kartón je viacvrstvový a odoláva aj dlhodobému stohovaniu,
-
praktické riešenia – ponuka zahŕňa klasické archívne krabice, krabice na závesné dosky s vekom aj archívne kontajnery,
-
flexibilita – okrem štandardných veľkostí EMBA vyrába aj krabice na mieru, prispôsobené konkrétnym požiadavkám zákazníka,
-
dlhodobá ochrana dokumentov – vďaka kvalitnému materiálu spĺňajú odporúčania archívnych noriem.
Pozitívne hodnotenia získavajú aj od zákazníkov – podľa recenzií na odborných portáloch si firmy aj úrady cenia najmä jednoduchú manipuláciu, pevnosť úchytov a to, že krabice vydržia aj niekoľkoročné používanie bez výraznejších známok opotrebovania.
Ako si vybrať najlepšie archivačné krabice pre firmu alebo domácnosť?
Správny výber archivačných krabíc závisí od toho, aké dokumenty potrebujete uložiť, na ako dlho a v akom množstve. Iné riešenie sa hodí pre veľkú účtovnú firmu a iné pre domácnosť, ktorá potrebuje uskladniť len pár zmlúv.
Pre firmy a úrady
Kancelárie, školy či inštitúcie často archivujú tisíce spisov. Tu sa osvedčili archívne kontajnery a škatule s vekom, ktoré umožňujú stohovanie a prehľadné označenie. Na často používané dokumenty sú vhodné krabice na závesné dosky, ktoré zabezpečujú rýchly prístup a zároveň ochranu.
Pre domácnosti
Na osobné doklady, poistné zmluvy alebo účtovné papiere postačia klasické A4 krabice so šírkou 80 – 100 mm. Pre dlhodobé uloženie, napríklad rodinných archívov, je vhodné voliť pevné boxy s vekom, ktoré lepšie chránia pred prachom a vlhkosťou.
Dôležité kritériá pri výbere:
-
veľkosť a formát (A4, A3, A5),
-
pevnosť materiálu – čím dlhšie majú dokumenty vydržať, tým hrubší kartón je potrebný,
-
praktické prvky – úchyty na prenášanie, štítky na popis, možnosť stohovania,
-
cena vs. kvalita – lacnejšie modely postačia na krátkodobé uloženie, pri archíve nad 5 rokov sa oplatí investovať do certifikovaných riešení.
Podľa odporúčaní Národného archívu SR je kľúčové nepreháňať kapacitu krabice – dokumenty by mali byť uložené voľne, aby sa pri vyťahovaní nelámali a nedeformovali.
Prečo sa oplatí investovať do kvalitných archivačných krabíc?
Archivácia dokumentov je viac než len povinnosť – je to spôsob, ako si udržať poriadok, ušetriť čas a zabezpečiť, že dôležité spisy zostanú v bezpečí aj po rokoch. Kvalitné kartónové archivačné krabice dokážu ochrániť dokumenty pred prachom, vlhkosťou či mechanickým poškodením a zároveň vytvárajú praktický systém prehľadného uloženia.
Investícia do pevnejších a certifikovaných krabíc sa vždy vyplatí – nielenže vydržia dlhšie, ale zároveň spĺňajú aj požiadavky archívnych noriem. Či už potrebujete uskladniť účtovnú dokumentáciu vo firme alebo rodinné spisy doma, správne zvolené riešenie vám ušetrí starosti aj peniaze.
Chcete si vybrať spoľahlivé archivačné krabice, ktoré zvládnu každodenné používanie aj dlhodobé uloženie? Pozrite si ponuku archívnych krabíc EMBA a nájdite presne ten typ a veľkosť, ktorý vyhovuje vašim potrebám.
Zdroje: