Správna archivácia dokumentov nie je len administratívnou povinnosťou, ale aj základom dobrej firemnej organizácie. V digitálnom veku síce stále viac informácií spracovávame elektronicky, no fyzické dokumenty ako zmluvy, faktúry, mzdové listy či právne listiny sú aj naďalej dôležitou súčasťou firemnej agendy. Ich správne uchovanie vám môže ušetriť nielen čas, ale aj peniaze – a v neposlednom rade aj právne komplikácie. V článku sa dozviete, aké sú zákonné povinnosti pri archivácii, ako si nastaviť funkčný systém a ktoré archívne krabice, obaly na dokumenty, kartónové zakladače a krabice sa vám pri tom zídu.
Archivácia a zákonné lehoty: čo musíte vedieť
Každá firma pôsobiaca na Slovensku je povinná uchovávať určitý typ dokumentácie po presne stanovenú dobu. Tieto požiadavky vychádzajú najmä zo zákona o účtovníctve, zákona o dani z príjmov a ďalších právnych predpisov.
-
Účtovné doklady (faktúry, pokladničné doklady, bankové výpisy) musíte uchovávať minimálne 10 rokov.
-
Mzdové listy a doklady o dôchodkovom poistení majú lehotu uchovania až 50 rokov.
-
Zmluvy, dohody, právne listiny – odporúča sa uchovávať minimálne 10 rokov od ukončenia zmluvného vzťahu.
-
Personalistika – dokumenty o zamestnancoch, ich nástupoch, výstupoch a vzdelávaní je potrebné archivovať minimálne počas trvania pracovného pomeru a niekoľko rokov po jeho skončení.
Preto je nevyhnutné mať prepracovaný a udržateľný archivačný systém, ktorý nielenže spĺňa legislatívne požiadavky, ale zároveň pomáha zjednodušiť každodennú prácu.
Tipy na efektívnu a praktickú organizáciu archívu
Vytvorte systém kategorizácie
Základom poriadku je systém. Dokumenty by mali byť roztriedené podľa typu, dátumu a účelu. Príklady kategórií:
-
Účtovné dokumenty
-
Zmluvy a dohody
-
Personalistika a mzdy
-
Firemné smernice a interné predpisy
Každá kategória si zaslúži samostatné archívne krabice, ktoré sú označené rokom, názvom firmy alebo konkrétnym oddelením. Krabice s popisným poľom sú obzvlášť praktické.
Využívajte špecializované produkty
Pre dlhodobú archiváciu sa najviac osvedčili:
-
Archívne krabice – pevné, skladateľné a priestorovo úsporné. Ich výhodou je jednoduché uloženie do regálov a možnosť opakovateľného otvárania.
-
Obaly na dokumenty – chránia jednotlivé listy pred poškodením, vlhkosťou a nečistotami.
-
Kartónové zakladače – výborné na triedenie faktúr, výkazov či iných dokumentov podľa mesiacov alebo tém.
Tieto produkty tvoria základ funkčného archívu, ktorý je prehľadný a zároveň ochráni dokumenty aj počas desiatok rokov.
Skladujte v ideálnych podmienkach
Kvalita archívu závisí aj od prostredia, v ktorom sa dokumenty skladujú:
-
Suché a vetrané miestnosti
-
Stála teplota a nízka vlhkosť
-
Mimo dosahu priameho slnečného žiarenia
Ak vaše priestory neumožňujú ideálne skladovanie, je dôležité použiť krabice so zosilnenou štruktúrou, ktoré ochránia obsah aj v menej vhodných podmienkach.
Pravidelne kontrolujte a aktualizujte
Archivácia nie je jednorazová činnosť. Každoročne je potrebné:
-
Pretriediť staré dokumenty, ktorým uplynula zákonná lehota
-
Zlikvidovať nepotrebné záznamy bezpečným spôsobom
-
Zaviesť nové triedenie a reorganizáciu podľa potreby
Takto si zachováte archív vždy v dobrej kondícii a vyhnete sa chaosu pri potrebe nájsť starý dokument.
Výhody dobre organizovaného archívu
-
Úspora času – v dobre usporiadanom archíve nájdete dokumenty do niekoľkých minút.
-
Legislatívna istota – minimalizujete riziko sankcií pri kontrole z daňového úradu alebo inšpektorátu práce.
-
Zvýšenie efektivity firmy – zamestnanci trávia menej času hľadaním a viac produktívnou prácou.
-
Ochrana firemných údajov – pomocou kvalitných archívnych krabíc, obalov a zakladačov minimalizujete riziko poškodenia, straty alebo neautorizovaného prístupu.
Archivácia ako súčasť modernej firemnej kultúry
Správne nastavený archivačný systém nie je len o plnení zákonných povinností. Je to prejav dobre fungujúcej firemnej kultúry a organizačného poriadku. Investícia do kvalitných archívnych krabíc, obalov na dokumenty, kartónových zakladačov a prehľadnej organizácie sa vám rýchlo vráti – vo forme času, bezpečnosti aj lepšej reputácie.
Vybavte svoju firmu archivačnými produktmi, ktoré vám pomôžu zorganizovať dokumenty efektívne, profesionálne a spoľahlivo.