Archivácia dokumentov je neoddeliteľnou súčasťou fungovania každej firmy, úradu či neziskovej organizácie. Zabezpečuje nielen súlad so zákonom, ale aj efektívny chod spoločnosti, rýchlu dostupnosť informácií a ochranu pred stratou či poškodením dôležitých údajov. V tomto článku nájdete prehľad zákonných požiadaviek a osvedčené postupy, ako dokumenty správne triediť, ukladať a dlhodobo uchovávať. Predstavíme vám aj vhodné krabice, kartónové krabice, archívne krabice, obaly na dokumenty a kartónové zakladače, ktoré sú ideálnym riešením pre prehľadnú a bezpečnú archiváciu.
Prečo je archivácia dokumentov taká dôležitá?
Archivácia nie je len formalita. Zo zákona je povinnosťou každej právnickej osoby uchovávať niektoré dokumenty po presne stanovenú dobu. Tieto lehoty sa líšia podľa typu dokumentu – napríklad účtovné doklady sa uchovávajú spravidla 10 rokov, zatiaľ čo mzdová agenda alebo personalistika môže mať lehotu aj 50 rokov.
Správna archivácia zabezpečuje:
-
ochranu pred stratou dát,
-
prehľadnosť v prípade kontroly (napr. z daňového úradu alebo inšpektorátu práce),
-
jednoduché vyhľadávanie historických údajov,
-
právnu istotu pri spätnej kontrole dokumentácie.
Zanedbanie tejto povinnosti môže viesť nielen k strate dôležitých informácií, ale aj k právnym následkom vrátane pokút.
Zákonné požiadavky na uchovávanie dokumentov
Základnou legislatívnou normou, ktorá upravuje archiváciu v Slovenskej republike, je Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach, v znení neskorších predpisov. Tento zákon definuje, ktoré dokumenty patria do kategórie registratúrnych záznamov, ako majú byť usporiadané a po akú dobu uchovávané.
Zákon tiež rozlišuje medzi registratúrnymi záznamami s trvalou dokumentárnou hodnotou a bežnými dokumentmi, ktoré sa po určitej lehote môžu vyradiť. Uchovávanie musí byť zabezpečené tak, aby bola garantovaná neporušenosť, čitateľnosť a bezpečnosť dokumentov počas celej lehoty archivácie.
Z pohľadu fyzického uloženia je potrebné zabezpečiť, aby dokumenty boli chránené pred vlhkosťou, prachom, svetlom a inými faktormi, ktoré by mohli spôsobiť ich degradáciu.
Ako triediť a pripravovať dokumenty na archiváciu?
Pred samotným uložením do archívu je potrebné dokumenty triediť podľa typu, roku a účelu. V praxi sa odporúča používať systematický systém označovania, v ktorom sa kombinuje dátum, typ dokumentu a číslo zložky. Napríklad: FA2024_001 (faktúra z roku 2024, poradové číslo 1).
Na archiváciu papierových dokumentov sú ideálne kartónové zakladače, ktoré udržia listy v pevnej forme bez poškodenia. Dokumenty je potrebné očistiť od kancelárskych spiniek a plastových obalov, ktoré by mohli časom poškodiť papier alebo znečistiť okolie.
Následne sa jednotlivé zväzky ukladajú do archívnych krabíc, ktoré by mali byť vyrobené z kvalitného kartónu bez kyselín. Práve kyseliny obsiahnuté v bežných materiáloch môžu urýchliť starnutie papiera.
Ideálne riešenie: kartónové a archívne krabice
Výber správnych úložných prostriedkov je základom bezpečnej a efektívnej archivácie. Na stránke emba.shop nájdete široký výber kartónových krabíc, ktoré sú navrhnuté špeciálne pre dlhodobé uchovávanie dokumentov.
Kvalitné archívne krabice majú tieto výhody:
-
sú pevné a stabilné, vhodné na stohovanie,
-
majú ergonomické úchyty pre jednoduchú manipuláciu,
-
sú vyrobené z neutrálneho kartónu, ktorý nepoškodzuje dokumenty,
-
umožňujú jednoduché popisovanie obsahu vďaka štítkom či potlači.
Pri väčšom objeme dokumentov sú praktické aj veľkoobjemové krabice, ktoré pojmú viacero zakladačov naraz. Na organizáciu jednotlivých dokumentov v rámci krabíc sa osvedčili obaly na dokumenty – napríklad spisové dosky alebo kartónové obálky, ktoré zabezpečujú stabilitu a zabraňujú pohybu vnútri krabice.
Kde a ako správne skladovať archív?
Archivované dokumenty musia byť uložené v priestoroch, ktoré spĺňajú základné požiadavky:
-
suché a vetrané miestnosti s kontrolovanou vlhkosťou (ideálne 40–60 %),
-
bez prístupu priameho slnečného žiarenia,
-
bezpečnostne zabezpečené proti neoprávnenému prístupu.
Pre lepšiu orientáciu sa odporúča vypracovať archívny plán, ktorý presne popisuje, kde sa aký typ dokumentu nachádza. Ušetríte tak čas pri kontrole, auditovaní alebo spätnej dohľadávke údajov.
Priestor by mal byť pravidelne kontrolovaný, aby sa predišlo poškodeniu dokumentov vlhkosťou, plesňami alebo hmyzom. Investícia do kvalitných kartónových archivačných produktov sa v tomto prípade naozaj vypláca.
Archivujte zodpovedne a efektívne
Archivácia dokumentov je viac než len povinnosť – je to proces, ktorý pomáha udržiavať prehľad, poriadok a kontinuitu vo fungovaní každej organizácie. Používanie kvalitných kartónových krabíc, archívnych obalov a zakladačov výrazne zjednodušuje celý proces a predlžuje životnosť vašich dokumentov.
Ak chcete mať v dokumentoch systém, chrániť ich pred poškodením a zároveň splniť všetky legislatívne požiadavky, stavte na správne archivačné riešenia – začnite už dnes. Investícia do poriadku sa vám mnohonásobne vráti.